A continuación voy a contar un caso real de la
aplicación de los recursos
Tic en la contabilidad de una
PYME dedicada al
negocio hotelero. En concreto las actividades desarrolladas son Hotel, Cafetería y Restaurante.
Puedes
ampliar información sobre el tema recursos tic en la Pyme en el
Manual práctico Tic para Pymes y Autónomos, Ed. Ceysa.
Entre las acciones tomadas en el área contable para la incorporación de las Tic en el sector hotelero, tenemos la automatización de la
contabilización de los
ingresos, dicha tarea se realizaba manualmente, con gran cantidad de asientos a crear, que ocupaban gran parte de la jornada del contable.
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| TIC en la Pyme |
Para simplificar esta tarea primeramente estudie el
programa de facturación existente y descubrí que tenía una aplicación que
permitía el
traspaso a contabilidad, concretamente al programa
Contaplus, que es justo el que se usaba en la empresa.
Me puse en contacto con el proveedor de dicho software de facturación y me dio las instrucciones para realizar el traspaso mediante la
creación de archivos en formato txt que luego son
importados por el
programa de contabilidad y traducidos en asientos.
Lo primero que tuve que hacer fue
informar de las
cuentas contables al programa de facturación, las cuentas de ingresos, 7.1 para hotel, 7.2 para cafetería y 7.3 para restaurante y análogamente con las cuentas de clientes que uso en conta. Después aprendí a crear los ficheros txt.
Ahora cada mes al
cierre del mismo, digamos sobre el día 5,
genero los archivos, los copio en una memoria externa y realizo los siguientes
pasos en el
Contaplus: Financiera, luego la opción 2 Opciones de diario, después la que ocupa el sexto lugar que se llama Utilidades de asientos, después la última que es Exportación/Importación.
Se abre una ventana nueva en la parte central arriba se pide indicar la ruta donde están los archivos, yo en el “pincho”, le indico de donde tiene que leer la información en los tres apartados y después Aceptar para que el Contaplus compruebe que no hay errores, casi siempre me suele dar todo ok y por tanto pulso Importar, espero hasta que el programa finaliza el proceso y Salir.
Voy a los asientos y
compruebo al azar una serie de asientos, así como que los totales del programa de facturación coinciden con los totales del programa de contabilidad y ya están contabilizadas las ventas del mes diferenciadas por actividad.
Una tarea repetitiva que ocupaba gran parte del tiempo del contable y no aportaba gran valor, es ahora realizada en mucho menos tiempo, un
75% de ahorro de tiempo, y así poder aprovechar para realizar
tareas que incorporan un
mayor valor añadido como estudio de la situación económica de la e empresa, estudio de alternativas financiación, asesoramiento fiscalidad,…
¿Has realizado un proceso similar en tu trabajo contable? Puedes ayudar compartiendo tu experiencia en el apartado
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