Caso Real aplicación Tic en Pymes: Contabilizar facturas ingresos hotel

A continuación voy a contar un caso real de la aplicación de los recursos Tic en la  contabilidad de una PYME dedicada al negocio hotelero. En concreto las actividades desarrolladas son Hotel, Cafetería y Restaurante.

Puedes ampliar información sobre el tema recursos tic en la Pyme en el Manual práctico Tic para Pymes y Autónomos, Ed. Ceysa.

Entre las acciones tomadas en el área contable para la incorporación de las Tic en el sector hotelero, tenemos la automatización de la contabilización de los ingresos, dicha tarea se realizaba manualmente, con gran cantidad de asientos a crear, que ocupaban gran parte de la jornada del contable.

TIC en la Pyme

Para simplificar esta tarea primeramente estudie el programa de facturación existente y descubrí que tenía una aplicación que permitía el traspaso a contabilidad, concretamente al programa Contaplus, que es justo el que se usaba en la empresa.

Me puse en contacto con el proveedor de dicho software de facturación y me dio las instrucciones para realizar el traspaso mediante la creación de archivos en formato txt que luego son importados por el programa de contabilidad y traducidos en asientos.

 Lo primero que tuve que hacer fue informar de las cuentas contables al programa de facturación, las cuentas de ingresos, 7.1 para hotel, 7.2 para cafetería y 7.3 para restaurante y análogamente con las cuentas de clientes  que uso en conta. Después aprendí a crear los ficheros txt.

Ahora cada mes al cierre del mismo, digamos sobre el día 5, genero los archivos, los copio en una memoria externa y realizo los siguientes pasos en el Contaplus: Financiera, luego la opción 2 Opciones de diario, después la que ocupa el sexto lugar que se llama Utilidades de asientos, después la última que es Exportación/Importación.

Se abre una ventana nueva en la parte central arriba se pide indicar la ruta donde están los archivos, yo en el “pincho”, le indico de donde tiene que leer la información en los tres apartados y después Aceptar para que el Contaplus compruebe que no hay errores, casi siempre me suele dar todo ok y por tanto pulso Importar, espero hasta que el programa finaliza el proceso y Salir.

Voy a los asientos y compruebo al azar una serie de asientos, así como que los totales del programa de facturación coinciden con los totales del programa de contabilidad y ya están contabilizadas las ventas del mes diferenciadas por actividad.

Una tarea repetitiva que ocupaba gran parte del tiempo del contable  y no aportaba gran valor,  es ahora realizada en mucho menos tiempo, un 75% de ahorro de tiempo, y así poder aprovechar para realizar tareas que incorporan un mayor valor añadido como estudio de la situación económica de la e empresa, estudio de alternativas financiación, asesoramiento fiscalidad,…

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